Poplatky a kredity

Funkcia slúži pre účtovanie poplatkov a služieb za ne čitateľom, a to vrátane kreditu. Poplatky sú dvoch druhov:

1. Poplatky za systémové účty ako sú: registračný poplatok, poplatok za upomienky, rezervácie a objednávky (odloženie)
2. Knižnicou definované poplatky ako sú napr.: Strata dokumentu, Tlač / kopírovanie, MVS.

Prístup k funkcii

Prístup k funkcii pre účtovanie poplatkov je možný iba z výpožičnej karty daného čitateľa v samostatnej záložke s názvom Poplatky. Prístup k funkcii pre nabitie kreditu je možný v samostatnej záložke s názvom Kredity. V funkciám pokladne je potrebné zaradiť aj zoznam potvrdených účteniek, ktoré je možné nájsť v samostatnej záložke s rovnakým názvom.

Záložka poplatky obsahuje:

1. zoznam dostupných poplatkov. Položky tohto zoznamu si spravuje knižnica v Rozšírených nastaveniach inštitúcie – Nastavení poplatkov. Jeden riadok znamená typ účtovnej položky, ktorú je možné danému čitateľovi naúčtovať do jeho konta na úhradu.
2. tlačidlo Vlastný poplatok.
3. sekciu Účet – obsahuje podrobný rozpis naúčtovaných položiek (dátum a čas, popis, mernú jednotku, počet, jednotkovú cenu).
4. tlačidlo Vyúčtovanie – slúži na potvrdenie prijatia naúčtovaných poplatkov (platby) a vystavenie (vytlačenie bloku)
5. ikonku opačných šípok, ktorá aktualizuje vykonané zmeny v sekcii Účet.

Postup účtovania a potvrdzovania platieb

Účtovanie poplatkov čitateľovi a úprava naúčtovaného poplatku

Sú dve možnosti, ako naúčtujete službu alebo poplatok čitateľovi:

1. vpísaním čísla služby do vyhľadávacieho okna v karte. Pred číslo služby je potrebná dať hviezdičku. Príklad: *03
2. kliknutím na zelenú šípku v príslušnom riadku. Po stlačení sa poplatok zobrazí v tabuľke Účet (ako nový riadok) a automaticky sa pripočíta suma za tento poplatok. Opakovaným stlačením zelenej šípky vám systém bude zvyšovať počet.

Po naúčtovaní poplatku je možné urobiť korekciu, a to podľa nastavenia daného poplatku, buď v počte (napríklad pre kopírovanie počtu strán) alebo v cene (napríklad pre stratu knihy, ktorej hodnota sa môže líšiť). Korekciu je možné urobiť priamo vpísaním / opravou v bunkách stĺpcov Počet / Cena. Po korekcii je potrebné použiť ikonku protichodných šípok, aby sa hodnota súčtu aktualizovala.

Vlastný poplatok

Po stlačení tlačidla Vlastný poplatok sa otvorí nové okno s jednoduchým formulárom, do ktorého môžete zapísať jednorazový (mimoriadny) poplatok, ktorý nemáte v zozname dostupných poplatkov. Po vyplnení a potvrdení formulára sa daný poplatok naúčtuje čitateľovi na úhradu. Formulár obsahuje položky:

• • Popis poplatku – zapíšete názov poplatku alebo služby
  • Počet jednotiek – napr. 5 (ks)
  • Merná jednotka – napr. ks.
  • Cena – jednotková cena

Odstránenie poplatku

Poplatok môžete odstrániť (stornovať) v prípade, ak ste sa pomýlili alebo chcete čitateľovi poplatok odpustiť. Stornovaný poplatok zostáva na účtenke!

Pri každej položke účtu je na konci riadku ikonka koša. Slúži na stornovanie (odstránenie poplatku). Po jej stlačení sa zobrazí dialógové okno, do ktorého je potrebné zapísať dôvod storna, napríklad Omyl alebo Odpúšťanie sankcií. Tento dôvod sa zobrazí pri storno položke a bude aj na účtenke a v štatistikách.

Na obrázku nižšie môžete vidieť:

1. ikonku koša, slúži pre stornovanie (odstránenie) konkrétneho poplatku alebo zvolenej položky
2. dialógové okno, do ktorého je potrebné zapísať dôvod storna položky
3. zobrazenie stornovanej položky

Vyúčtovanie – potvrdenie platby

Potvrdenie platby sa robí tlačidlom Vyúčtovanie. Následne sa vám zobrazí sumár účtov s voľbou typu úhrady. 

Sumár obsahuje rekapituláciu účtov na úhradu.

1. Na konci každého riadku je zaškrtávacie okienko, ktorým je možné zvoliť, či sa daný účet bude platiť alebo ostane ako neuhradený (napríklad čitateľ nemá dosť hotovosti).
2. V spodnej časti je vyčíslený rozdiel na úhradu a suma za kredit, ktorý môže mať čitateľ v knižnici uložený.
3. Tlačidlom Platba v hotovosti bude platba prijatá hotovosťou; Platba platobnou kartou potvrdí prijatie cez terminál. Tlačidlo Potvrdiť bez tlače potvrdí prijatie poplatku, ale nezobrazí okno s možnosťou tlače účtenky / faktúry a pri priamej tlači nebude automaticky tlačiť účtenku. 

Platba v hotovosti

Túto voľbu stlačte pre potvrdenie úhrady od čitateľa v hotovosti. Po stlačení voľby sa zobrazí okno, ktoré má nasledovné funkcie:

1. V riadku Prijaté môžete zapísať sumu (výšku bankovky), ktorou čitateľ platí. Systém vám na základe toho zobrazí výdavok, ktorý by ste mali čitateľovi vrátiť.
2. Voľba spôsobu tlače účtenky. Vyberáte z možností. Vašu voľbu si systém zapamätá a pri najbližšej úhrade vám ponúkne naposledy použitú.
   1. Automatická tlač dokladu – na základe nastavení v systéme
   2. Tlač s nastavením – zobrazí okno na výber typu zostavy (faktúra / blok), spôsobu tlače (zobraziť v prehliadači, Stiahnuť ako PDF, Priama tlač, Poslať emailom)
   3. Žiadna tlač.
3. Systém pripraví účtenku na základe voľby. Po potvrdení sa okno zatvorí a do záložky Účtenky sa vloží zápis s číslom účtenky, dátumom potvrdenia a sumou. Túto účtenku je možné zobraziť / vytlačiť kliknutím na ikonku tlačiarne na konci riadku.

Revidované vo verzii IG 4.2.0