Správa tried a škôl

Funkcie v tejto ponuke umožňujú knižnici si vytvoriť databázu škôl a tried. Do tried si zaradiť čitateľov a triedy následne vyhľadávať za účelom zjednodušenia výpožičného procesu v prípade hromadných príchodov žiakov.

Pridávanie tried – tvorba zoznamu tried

Aby bolo možné žiakov zapisovať do konkrétnych tried, je potrebné záznam o triede najskôr vytvoriť. Funkcia je dostupná z ľavého menu – Správa tried – Formulár pre pridanie tried. Postup ako vytvoriť záznam o triede (škole):

1. Vyplňte riadok Škola / trieda. Do riadku vyplňte hodnotu podľa toho, aký typ knižnice ste:
   1. Ak ste školská knižnica, nie je potrebné vyplniť názov školy, pretože je pri všetkých triedach rovnaký. Miesto toho môžete napísať meno triednej učiteľky alebo iné zástupné pomenovanie pre triedu.
   2. Ak ste verejná knižnica, vyplňte názov alebo skratku školy.
2. vyplňte riadok Číslo triedy, napríklad: 2
3. vyplňte riadok Doplnok čísla, napríklad: B
4. stlačte tlačidlo Pridať triedu.

Vami zapísané triedy sa objavia v zozname tried. Trieda sa súčasne objaví aj v ponuke Trieda žiaka v registračnej karte čitateľa, a to v prípade, že čitateľ je v kategórii Dieťa do 15 rokov. Žiaka zaradíte do triedy jej výberom z roletového menu.

Práca s triedami

Ak máte vytvorené triedy, kliknutím na názov triedy zobrazíte jej žiakov. Nad záznamom triedy môžete vykonávať funkcie, ktoré nájdete v tlačidle Akcie:

1. Detail triedy – zobrazí zoznam žiakov triedy s možnosťou vykonania hromadných akcií. Funkcia je popísaná nižšie. 
2. Upraviť triedu – funkcia otvorí okno, v ktorom môžete zmeniť názov školy/triedy, číslo a doplnok triedy.
3. Zmazať triedu – odstráni triedu, a to bez ohľadu na to, či v nej sú alebo nie sú zaradení žiaci!

Funkcia Posunúť ročník

Na konci alebo začiatku školského roka je možné použiť funkciu Posunúť ročník. Funkcia sa používa pre hromadný presun tried a ich žiakov o ročník vyššie. Príklad: Na začiatku školkého roka obsluha použije tlačidlo. Z triedy 1. A sa stane 2. A a podobne. Všetci žiaci, ktorí boli pôvodne triede 1. A budú od toho momentu v triede 2. A. V prípade, že niektorí žiak opakuje ročník, je potrebné ho individuálne preradiť do inej triedy v Karte čitateľa – Trieda žiaka.

Hromadný príchod – práca so žiakmi triedy

Pri príchode žiakov konkrétnej triedy do knižnice je možné s nimi pracovať veľmi efektívne. V zozname tried si vyhľadajte danú triedu a následne jej výberom (kliknutím na názov triedy v zozname, alebo výberom funkcie Detail triedy v tlačidle Akcie príslušného riadku) si zobrazíte zoznam jej žiakov, ktorí sú súčasne čitateľmi. Zoznam ponúka informačné bubliny s aktuálnymi štatistickými hodnotami platnými pre danú triedu. Hodnoty predstavujú počet:

• Žiakov danej triedy
• Vypožičaných dokumentov
• Upomienok
• Rezervácií
• Objednávok
• Žiakov s preferenciou nefotiť (neposkytli súhlas s fotením, alebo sa k súhlasu nevyjadrili).

V zozname žiakov je možné hromadne vrátiť vypožičané dokumenty a prolongovať zvyšné výpožičky (tlačidlo Prolongovať). V hornom vyhľadávacom poli:

• Hľadať (filtrovať) čitateľov – podľa priezviska, čiarového kódu, čísla preukazu
• Vrátiť výpožičky žiakov, bez nutnosti otvárať ich výpožičné karty, a to načítaním čiarového kódu knihy alebo zapísaním prírastkového čísla a potvrdením.

Žiakov je možné filtrovať aj hromadne, a to každou z uvedených možností po oddelení hodnôt čiarkou. Príklad: Priezvisko1, Priezvisko2. Návrat do zoznamu všetkých žiakov a zrušenie filtra je možné tlačidlom Zrušiť filter!

Výberom a potvrdením konkrétneho žiaka zo zoznamu sa otvorí jeho výpožičná karta, kde je možné vykonať ďalšie akcie (požičať knihy, uhradiť poplatok, upraviť osobné údaje…). Na konci riadku pri každom zázname o žiakovi je tlačidlo Akcie s funkciami:

• Upraviť – zobrazí sa registračná karta pre úpravu osobných údajov o čitateľovi
• Výpožičky – zobrazí sa výpožičná karta
• Detail – zobrazí sa súhrnné okno s detailami o čitateľovi
• Tlač – zobrazí okno s možnosťou tlače Čitateľského preukazu alebo Prihlášky do knižnice
• Odstrániť – funkcia pre odstránenie žiaka z triedy.

Hromadné vrátenie výpožičiek

Funkcia slúži na rýchle vrátenie požičaných kníh bez toho, aby bolo nutné otvárať výpožičné karty konkrétnych čitateľov, ktorým sa ide kniha vrátiť.

Postup: odčítajte postupne čiarové kódy vracajúcich sa výpožičiek alebo zapíšte prírastkové číslo (alebo čísla oddelené čiarkou) a potvrďte. Systém sa pokúsi vrátiť knihy a vypíše informačnú hlášku o ne/úspešnej akcii.

Prolongácia (predĺženie) výpožičiek

Funkcia slúži na hromadné predĺženie výpožičiek, ktoré ostali v kartách žiakov, ktorí nepriniesli vrátiť knihy. Stlačením funkcie systém upozorní na to, koľko kníh sa ne/podarilo prolongovať a pri tých žiakoch, kde nebola akcia úspešná zobrazí ikonku hodín. Je potrebné informovať učiteľku, aby upozornila uvedených žiakov na možnosť pokuty v prípade prekročenia výpožičnej doby.

Modelové situácie

Vytvorenie (zápis) triedy

Do knižnice príde trieda. Ako prvé odporúčame si v ponuke Správa tried vytvoriť nový záznam o triede. Následne vytvoriť čitateľské kontá žiakov a každého žiaka, ktorý bude čitateľom zaradiť do danej triedy. V prípade, že čitateľské konto už bolo v systéme vytvorené, stačí priradiť daného žiaka do triedy. 

Hromadný príchod triedy

Ak príde do knižnice trieda, ktorá už bola zapísaná a žiaci majú so sebou požičané knihy, ktoré prišli vrátiť, odporúčame nasledovný postup:

1. V ponuke Správa tried si vyhľadajte triedu a kliknite na jej názov – zobrazí sa zoznam žiakov.
2. Požiadajte žiakov, aby vám vracajúce knihy dali na kopu a odporučte im, aby si išli do fondu vybrať nové knihy.
3. Vráťte knihy, ktoré vám pripravili, a to buď načítaním čiarového kódu alebo zapísaním prírastkového čísla knihy do editačného okna – bez toho, aby ste museli otvárať výpožičné karty jednotlivých čitateľov. Celý postup vrátenia takto výrazne urýchlite!
4. Požičanie kníh vykonáte tak, že si kartu čitateľa otvoríte a výpožičku urobíte v nej.
5. Na konci môžete hromadne prolongovať výpožičky, ktoré ostali v kartách žiakov. V prípade, ak sa výpožičku nepodarí predĺžiť, informujte učiteľku, ktorí žiaci by mali priniesť knihy naspäť.

Nesúhlas s fotografovaním

V prípade, že knižnica organizuje podujatie, ktoré bude fotografovať alebo zaznamenávať, odporúčame, aby si zobrazila žiakov triedy a zoradila podľa stĺpca Súhlas s foto. Jednoducho tak identifikuje žiakov, ktorých by nemala fotografovať.

Revidované vo verzii IG 3.28.1