Exempláre

Vytváranie exemplárov (prírastkovanie)

Predpokladom vytvorenia nového prírastku (exemplára), je existencia bibliografického záznamu v katalógu knižnice. Popis funkcií pre vytváranie alebo preberanie bibliografických záznamov sú podrobne popísané v sekcii Katalóg.

V tejto časti sa budeme teda venovať nadväznej činnosti, a teda pridávaniu nových exemplárov. Vytvoriť exempláre je možné z dvoch miest, a to:

  1. z výsledku vyhľadávania dokumentu za účelom jej pridania do fondu
  2. z detailu záznamu, ktorý je výsledkom vyhľadávania dokumentu za účelom jej pridania do fondu.

Pridanie knihy a exemplára z výsledku hľadania

Ak ešte nemáte hľadanú knihu vo svojom fonde, zobrazuje sa v pravej časti záznamu zelená ikona Plus pre pridanie záznamu do vašeho fondu. Po jej stlačení sa zobrazí obrazovka, v ktorej je možné vytvoriť nové exempláre.

Číselná hodnota vľavo od ikonky Plus znamená počet knižníc, ktoré daný titul majú vo svojom fonde. Táto informácia je dôležitá v prípade, ak existujú duplicitné záznamy a je potrebné sa rozhodnúť, ktorý z nich chcete pridať do vášho fondu. Zvoliť by ste mali ten, ktorý má číslo väčšie.

Následne sa otvorí okno Úprava exemplárov.
Nový exempláre pridáte po stlačení tlačidla Pridať exemplár. Následne sa otvorí formulár, ktorý si predstavíme nižšie.

Pridanie knihy a exemplára z detailu záznamu

Pre sprístupnenie funkcie na pridávanie exemplára, je potrebné najskôr pridať knihu do knižnice. Titul pridáte tlačidlom Pridať do knižnice (skratka knižnice), ktoré sa nachádza pod obálkou knihy. Po stlačení funkcie sa zobrazí záložka Exempláre a v nej funkcia Pridať exemplár. Pre pridanie exemplára je potrebné ju zvoliť. Detailný popis formulára a procesu pridávania exemplárov uvádzame nižšie.

Pridať exemplár

Ak ste stlačili funkciu Pridať exemplár, otvorí sa vám formulár, v ktorom je potrebné vyplniť nasledovné údaje:

  • Počet exemplárov * – vpíšte alebo zadajte pomocou šípok vpravo celkový počet nadobudnutých exemplárov.
  • Prírastkové číslo * – môže ho prideliť systém podľa zvoleného generátora (generátorov môžete mať viacero, každý pre iný účel), alebo ho môžete zapísať ručne pomocou funkcie Predgenerovať s možnosťou úpravy
  • Čiarový kód * – môže ho prideliť systém podľa zvoleného generátora (generátorov môžete mať viacero, každý pre iný účel), alebo ho môžete zapísať ručne pomocou funkcie Predgenerovať s možnosťou úpravy
  • Cena * – zadajte vpísaním alebo pomocou šípok vpravo cenu za jeden kus. V prípade, že ste knihu dostali inak ako kúpou a nechcete uvádzať jej cenu, uveďte hodnotu, 0,01€
  • Spôsob nadobudnutia * – vyberte jeden z predvolených spôsobov kúpa, dar, sponzorský dar, povinný výtlačok, výmena, náhrada, iné.
  • Tematická skupina – vyberte jednu z predvolených možností beletria, náučná literatúra, literatúra pre mládež, náučná literatúra pre mládež.
  • Dátum nadobudnutia – primárne je zvolený aktuálny dátum, kedy exemplár pridávate. Tento dátum však môžete zmeniť pomocou kalendára (zobrazí sa hneď po kliknutí do príslušného okna) na ľubovoľný.
  • Lokácia – vpíšte lokáciu kníh. Po zapísaní je pre potvrdenie potrebné stlačiť klávesu Enter. Po prvom zapísaní si systém vami zadanú lokáciu zapamätá a pri ďalšom pridávaní lokácie vám ju, po zadaní aspoň jedného znaku, automaticky ponúkne.
  • Signatúra – vpíšte signatúru pridelenú danej knihe.
  • Poznámka – vpíšte poznámku do vyhradeného pola a pridajte ju stlačením ikonky Plus. Pridať môžete aj viacero poznámok. Poznámku vidíte len vy, čitateľom sa táto poznámka nezobrazuje.
  • Možnosť zaradiť medzi novinky – funkcia slúži pre automatické zasielanie noviniek emailom. Funkciu je potrebné definovať a nastaviť.
  • Číslo faktúry – ak chcete evidovať číslo faktúry alebo dodacieho listu, zapíšte hodnotu. Na základe hodnoty faktúry bude možné zobraziť / vytlačiť dodací list s údajmi o tituloch a exemplároch obstaraných cez danú faktúru.
  • Dodávateľ – uvádza sa názov dodávateľa danej dodávky. Snažte sa o jednotnosť zápisu. Na základe hodnoty dodávateľ bude možné zobraziť / vytlačiť všetky dodávky s údajmi o tituloch a exemplároch obstaraných od daného dodávateľa.
  • Zľava / MOC – môžete evidovať výšku získanej zľavy v percentách alebo tak, že zapíšete hodnotu malobochodnej ceny. Príklad použitia: Ak ste na začiatku uviedli cenu za kus vo výške 2€ a následne zapísali výšku zľavy 10%, systém automaticky vypočíta a vyplní hodnotu 2,20 v časti MOC.
  • Rozpočet – možnosť zapísať rozpočet (napríklad FPU2023, alebo KULTMinor). Na základe uvedeného rozpočtu bude možné urobiť výkaz s výstupom.

Tlačidlo Vyplniť poslednými údajmi slúži na automatické vyplnenie údajov o čísle faktúry, dodávateľovi a prípadnej zľave podľa údajov zapísaných pri prírastkovaní predošlého titulu. Toto tlačidlo sa používa v prípade, ak prírastkujete viacero titulov obstaraných z jednej faktúry. Keďže údaje o faktúru a dodávateľovi sú spoločné, stačí ich vyplniť pri prírastkovaní prvého titulu z faktúry a pri ďalších už iba stlačiť toto tlačidlo. Systém ich doplní za vás.

Položky označené * (hviezdičkou) sú povinné.

Formulár pre pridanie exemplára
Ak máte pre všetky exempláre rovnaké údaje a nepotrebujete pri jednotlivých exemplároch nič upravovať (napríklad lokáciu, cenu, signatúru a pod.) stlačte Generovať. Systém v takom prípade automaticky generuje prírastkové číslo a čiarový kód podľa poradia. Hodnoty generátorov pre prírastkové číslo a čiarový kód môžete zmeniť v nastaveniach generátorov.
Ak však pre jednotlivé exempláre potrebujete upravovať niektoré údaje, využite pri tlačidle generovať šípku a zvoľte možnosť Predgenerovať s možnosťou úpravy.

Po stlačení Predgenerovať s možnosťou úpravy sa zobrazí okno Exempláre pripravené na zápis s možnosťou úpravy údajov pre jednotlivé exempláre. Táto možnosť slúži napríklad v prípade retrokatalogizácie, kedy už knihy majú pridelené prírastkové čísla a nepotrebujete generovať nové, ale prideliť im tie existujúce.

V skrátenom zobrazení (obrázok nižšie),  uvidíte len pole pre prírastkové číslo a pole pre čiarový kód. Vyplniť nemusíte obe polia. Napríklad v prípade, že prírastkové číslo máte, ale nemáte k nemu generovaný čiarový kód, odznačte si „fajku“ v riadku prírastkové číslo a nechajte označenú „fajku“ pre pole čiarový kód. Systém vám umožní zapísať hodnotu prírastkového čísla a podľa generátora vytvorí čiarový kód. 

Ak chcete upravovať aj iné údaje okrem týchto, každý samostatný exemplár si môžete zobraziť aj rozšírene pomocou šípky vľavo pri príslušnom exemplári.

Pridanie exemplára s možnosťou úpravy údajov
Ak chcete upravovať aj iné údaje okrem prírastkového čísla a čiarového kódu, každý samostatný exemplár si môžete zobraziť aj rozšírene pomocou šípky vľavo pri príslušnom exemplári ( )

Tu môžete upravovať všetky ďalšie údaje (cena, spôsob nadobudnutia, tematická skupina, dátum nadobudnutia, lokácia, signatúra, poznámky), ktoré sú špecifické pre daný exemplár.

Následne po stlačení Uložiť predgenerované sa exempláre aj s požadovanými upravenými údajmi budú zobrazovať v detaile príslušnej knihy v záložke exempláre.

 

Úprava údajov jednotlivých exemplárov

Záložka exempláre

V záložke exempláre v detaile knihy vidíte informácie o všetkých exemplároch. Vľavo hore môžete zvoliť, ktorý zoznam exemplárov chcete mať zobrazený. Samostatne viete zobraziť Aktívne exempláre alebo Úbytkované exempláre.

 

Kliknutím na konkrétny údaj, sa podľa neho zoznam zoradí zostupne, po druhom kliknutí vzostupne. Údaje, podľa ktorých môžete zoraďovať sú: prírastkové číslo, čiarový kód, dátum nadobudnutia, stav.

 

Ďalšie informácie

Zobrazujú sa informácie, ktoré ste vyplnili pri pridávaní exemplárov cena, spôsob nadobudnutia, signatúra príp. poznámka a pod.

 

Akcie

Pri každom exemplári máte funkciu akcie. Pomocou tejto funkcie môžete konkrétny exemplár:

  • upraviť – upraviť údaje o exemplári ako cena, spôsob nadobunutia a pod.,
  • úbytkovať – úbytkovať daný exemplár,
  • požičať –  požičať exemplár čitateľovi,
  • vrátiť – v prípade, že je požičaný, vrátiť používateľovi.

 

Prehľad a úprava exemplárov

Exemplár je možné po ich vytvorení okamžite požičiavať, tlačiť čiarové kódy, prírastkový zoznam a pod. Každý exemplár sa zobrazí na dvoch miestach. V prípade, že ste sa pri ich vytváraní pomýlili alebo potrebujete niektoré údaje upresniť, je možné exempláre aj jednotlivo upravovať, a to z uvedených miest:

  1. V zozname exemplárov – kliknutím na ikonku ceruzky
  2. V detaile bibliografického záznamu – v záložke Exempláre – výberom funkcie Upraviť v tlačidle Akcie, ktoré sa nachádza pri každom prírastku.

Vymazanie exemplára

Vymazanie prírastku má význam v dvoch prípadoch, a to v prípade, ak ste sa pri prírastkovaní pomýlili alebo ak ste úbytkovaný exemplár zaradili do úbytkového zoznamu, ktorý ste vytlačili, a záznam o exemplári už nemá v systéme význam. Vymazanie sa robí v detaile záznamu v záložke Exempláre. Pri konkrétnom prírastku si vyberte tlačidlo Akcia a z neho funkciu Vymazať. Následne sa otvorí varovné okno, v ktorom je potrebné napísať slovo biblib a potvrdiť vašu voľbu. Varovné okno slúži ako posledné upozornenie pred vymazaním a na znak súhlasu a porozumenia s vymazaním je potrebné aktívne vpísať slovo biblib.

Vymazanie prírastku je definitívne, nie je možné ho vrátiť späť! V prípade, ak ste exemplár vymazali omylom, musíte ho znovu vytvoriť. Aby ale nedostalo nové prírastkové číslo a čiarový kód, je potrebné pred tým upraviť nastavenie generátorov alebo použili funkciu „predgenerovania s možnosťou úpravy“ a hodnotu prírastkového čísla a čiarového kódu zapísali ručne!

Revidované vo verzii IG 4.3.2