Exempláre

Úbytkovanie exemplárov (vyraďovanie)

Funkcia slúži na evidenciu úbytkov, vyradených prírastkov. Je dostupná z dvoch miest v systéme:

  1. z detailu záznamu, zo záložky Exempláre
  2. zo zoznamu exemplárov. Z tohto miesta je možné použiť funkciu aj hromadne.

V tejto kapitole sa budeme venovať okrem iného jednotlivému úbytkovaniu, hromadnému úbytkovaniu (k obom nájdete aj video návod) a prehľadu a úprave úbytkov

Úbytkovanie z detailu záznamu knihy

Funkcia je dostupná v detaile záznam knihy – v záložke Exempláre. Vyberte si konkrétny exemplár, ktorý chcete úbytkovať a z ponuky tlačidla Akcie vyberte funkciu Úbytkovať

Úbytkovanie exemplára zo zoznamu exemplárov

Úbytkovaniu zo zoznamu exemplárov predchádza vyhľadanie ale vyfiltrovanie konkrétneho exemplára. Úbytkovať je možné aj hromadne, napríklad ako výsledok revízie. V tejto časti si popíšeme prístup k funkcii pre jendotlivé aj hromadné úbytkovanie.

 

Postup jednotlivého úbytkovania

  1. vyhľadajte si alebo vyfiltrujte konkrétny exemplár
  2. v riadku daného exemplára vyberte ikonku krížika v rámčeku – zobrazí sa formulár pre úbytkovanie, ktorý si popíšeme v samostatnej kapitole nižšie.

Postup hromadného úbytkovania

  1. vyhľadajte si alebo vyfiltrujte relevantné exempláre, ktoré chcete úbytkovať
  2. vo výsledku je potrebné označiť všetky alebo tie, ktoré chcete úbytkovať. V prípade označenia všetkých, zvoľte tlačidlo Označiť všetky, ktoré sa nachádza nad zoznamom. Ak chcete zvoliť jednotlivé záznamy, tie označíte kliknutím v ľubovoľnom mieste výpisu údajov (okrem bibliografických)
  3. keď máte označené záznamy, zvoľte tlačidlo Vyberte operáciu a z neho funkciu Úbytkovať. Otvorí sa okno formulára, ktoré si popíšeme v nasledujúcej časti.

Úbytkovanie – formulár

Ak ste stlačili funkciu Úbytkovať, otvorí sa vám formulár, v ktorý sa môže odlišovať, a to v závislosti od miesta, z ktorého ste ho vyvovali… Pri jednotlivom úbytkovaní (z detailu aj zo zoznamu exemplárov) sú položky formulára nasledovné:

  • Prírastkové číslo * – ide o kontrolnú informáciu bez možnosti úpravy.
  • Informácie o exemplári – základné údaje o prírastku, slúžia ako prehľadová informácia.
  • Úbytkové číslo * – pole je možné nechať prázdne, vtedy systém pridelí číslo automaticky na základe ďalšie poradia alebo nastavenia generátora, alebo ho vyplniť hodnotou (vhodné pri retrokatalogizácii).
  • Dôvod vyradenia * – vyberte jednu z možností z roletového výberu
  • Dátum úbytkovania * – môžete ponechať aktuálny dátum alebo vybrať z kalendára skutočý dátum úbytkovania.
  • Poznámky – vpíšte poznámku do vyhradeného pola a pridajte ju stlačením ikonky Plus. Pridať môžete aj viacero poznámok. Poznámku vidíte len vy, čitateľom sa táto poznámka nezobrazuje.

Pri hromadnom úbytkovaní zo zoznamu exemplárov nie je možné ručne vyplniť úbytkové číslo, bude generované systémom automaticky. Položky sú nasledovné:

  • Dôvod vyradenia * – vyberte jednu z možností z roletového výberu
  • Dátum úbytkovania * – môžete ponechať aktuálny dátum alebo vybrať z kalendára skutočý dátum úbytkovania.
  • Poznámky – vpíšte poznámku do vyhradeného pola a pridajte ju stlačením ikonky Plus. Pridať môžete aj viacero poznámok. Poznámku vidíte len vy, čitateľom sa táto poznámka nezobrazuje.

Položky označené hviezdičkou sú povinné.

Pre úbytkovanie vyplňte všetky povinné položky a stlačte funkciu Úbytkovať alebo OK. Úbytkovaným exemplárom systém pridelí vyplnené hodnoty. Úbytky sa nezobrazujú čitateľom v online katalógu. Úbytok nie je možné zaradiť späť do fondu. Ak sa časom objaví v minulosti úbytkovaná kniha, je potrebné ju zapísať ako nový exemplár.

Formulár pre jednotlivé úbytkovanie

Formulár pre hromadné úbytkovanie

Prehľad úbytkov

Po úspešnom vyradení exemplárov, a to bez ohľadu na to, či boli úbytkované hromadne alebo jednotlivo, dostane každý exemplár (okrem pridelených údajov o úbytkovom čísle, dôvode a dátume úbytkovania) príznak o vyradení. Na základe tohto príznaku je možné úbytky zobraziť ako jeden celok v zozname exemplárov alebo v detaile záznamu – v záložke Exempláre. Predstavíme si detailne spôsob, ako je možné si úbytky zobraziť. 

  1. Zobrazenie zoznamu úbytkov v zozname exemplárov – vyberte filter Úbytkovaný v skupine Stav exempláru a stlačte tlačidlo Filtrovať (alebo ikonu lievika)
  2. Zobrazenie prehľadu úbytkov v detaile záznamu – vyberte záložku Exempláre – z roletového okna vyberte voľbu Úbytkované exempláre.

Úprava úbytkov

V prípade, že potrebujete upraviť údaje o úbytku, ktoré ste zadávali pri vyraďovaní, je možné ich zmeniť.

  1. V detaile záznamu – záložke Exempláre – vo výbere Úbytkované exempláre – po zvolení tlačidla Akcie a výbere funkcie Upraviť úbytok
  2. V zozname záznamov, po vyhľadaní (vyfiltrovaní) – po zvolení ikonky prázdneho okienka

V oboch prípadoch sa zobrazí formulár, v ktorom je možné zmeniť nasledovné údaje:

  • úbytkové číslo
  • dôvod vyradenia
  • dátum vyradenie

 

Revidované vo verzii IG 3.28.0