Exempláre

Výstupy a štatistiky

UPOZORNENIE: Funkcia pre výstupy a výkazy je dostupná iba v platenom profile.

Systém ponúka viaceré možnosti tlačových výstupov, výkazov a štatistík. Rozdelíme si na niekoľko častí:

  • Výstupy 
    • Prírastkový zoznam
    • Úbytkový zoznam
  • Výkazy
    • Počty knižničných jednotiek
    • Počty úbytkov
  • Tlačové výstupy
    • Prírastkový / úbytkový zoznam vytvorený funkciou zo zoznamu exemplárov
    • Čiarové kódy vytvorené funkciou zo zoznamu exemplárov.
    • Čiarové kódy predtlačené – vytvorené funkciou Predtlač čiarových kódov.

Výstupy a výkazy

Funkcie sú dostupné v hornom menu – cez ikonu ozubeného kolieska – Výstupy a výkazoch.  , alebo z pracovnej plochy tlačidlom Výstupy.

Výstupy

Funkcia je určená pre generovanie prírastkového / úbytkového zoznamu. Popíšeme si postup generovania zoznamov.

  1. Zvoľte typ zoznamu (Prírastkový / úbytkový zoznam)
  2. Zapíšte hodnoty do filtra. Na základe nich bude zoznam vygenerovaný. Zvoliť si môžete buď dátumový interval prírastkovania od – do alebo interval prírastkového čísla od – do. Filtrovať môžete lokáciu alebo viaceré lokácie. Filtrovanie sa používa v prípade, ak chce výstup iba pre niektoré lokácie. Napr. v školskej knižnici zapisujú učebnice do lokácie Sklad (SK) a dokumenty knižnice do lokácie KN. Ak nechcú v zozname zobrazovať lokáciu SK, tak vo filtri vyberú iba lokáciu SK. 
  3. Môžete upraviť názov výstupného súboru
  4. Stlačte tlačidlo Generovať. Systém následne zaradí váš výstup do poradia generovania. Vzhľadom na to, že generovanie môže trvať dlhší čas (v závislosti od počtu zahrnutých záznamov), bude generovanie prebiehať na pozadí. Po vytvorení zoznamu vám príde správa na email. Do doby, kým sa zoznam vygeneruje, bude zoznam v záložke Čakajúce výstupy / exporty (A). Po vygenerovaní sa zobrazí v záložke Výstupy v spodnej časti (B) a bude zoradený podľa dátumu vytvorenia (najnovší navrchu). Výstup je vo formáte „XLS“.
Filtre výstupov
Stiahnutie vygenerovaného zoznamu

Súbor s prírastkovým / úbytkovým zoznamom obsahuje dve záložky:

  • záložku Prírastkový/Úbytkový zoznam, v ktorej nájdete zoznam exemplárov zoradený podľa prírastkového/úbytkového čísla a zvyšné potrebné údaje pre jednoznačnú identifikáciu exemplárov.
  • záložku Štatistiky. V prírastkovom zozname je súčet hodnoty uvedených prírastkov a čiastkové štatistiky podľa: jazykov, tematickej skupiny, lokácie a spôsobu nadobudnutia. V úbytkom zozname je súčet cien uvedených úbytkov a štatistiky pre lokáciu a dôvod vyradenia.

Ukážka prírastkového zoznamu

Ukážka prírastkového zoznamu

Ukážka úbytkového zoznamu

Ukážka úbytkového zoznamu

Ukážka štatistiky pre prírastkový zoznam

Štatistika prírastkového zoznamu

Štatistika úbytkového zoznamu

Štatistika úbytkového zoznamu

Výkazy

Funkcia slúži na vytvorenie štatistických výstupov týkajúcich sa fondu, používateľov a výpožičiek. Po výbere funkcie sa zobrazí okno pre definovanie podmienok pre generovanie a typu výkazu. Je potrebné vykonať nasledovné kroky:

  1. Zvoliť typ výstupu z ponuky (Štatistický výkaz knižnice, Vrátené knihy cez Biblibox, Poplatky / účtenky, Najaktívnejší čitatelia, Časové rozloženie návštev, Prehľad návštev čitateľov)
  2. Vybrať vykazovacie obdobie – na výber sú možnosti (7 posledných rokov alebo Vlastný výber)
  3. Ak v bode 2 necháte Vlastný rozsah alebo aktuálny rok, v bode 3 môžete upresniť rozsah buď na dnešný deň, alebo zvoliť interval dátumov od – do.
  4. Použiť tlačidlo Generovať – systém vytvorí výkaz (ako súbor programu Excel) a uloží ho do spodnej časti okna, kde sú výkazy usporiadané podľa najnovšieho. Súbor sa súčasne stiahne do počítača.
Obrazovka výkazu knižnice

Vygenerovaný štatistický výstup má celkovo 5 sekcií (záložiek).

  1. Štatistiky knižného fondu
    1. Štatistika aktívnych prírastkov (exemplárov)
    2. Štatistika úbytkov
  2. Výkaz o používateľoch knižnice
    1. Registrovaní používatelia / Obnovení používatelia
    2. Aktívne operácie používateľov / Počet návštevníkov
  3. Štatistika výpožičiek
  4. Finančné výkazy
    1. Sumár / Systémové poplatky / Knižnicou definované poplatky
  5. Návštevy systému
Štatistický výkaz

Tlačové výstupy

Predtlač čiarového kódu

Čiarové kódy je možné tlačiť vopred, pred samotným prírastkovaním. Funkcia neumožňuje vytlačiť na štítok s kódom žiadne iné údaje ako hodnotu kódu. Je dostupná cez pracovnú plochu – v ľavom menu – Rozšírené nastavenia inštitúcie – Nastavenie generátorov kódov – Generátory pre skupinu Čiarový kód pre exemplár – Predgenerovanie kódov. Postup použitia funkcie:

  1. zvoľte tlačidlo Predgenerovanie kódov – zobrazí sa okno Tlačové zostavy pre tlač čiarových kódov
  2. vyberte režim zobrazenia / tlače výstupu z možností: a) Zostavu zobraziť v prehliadači – zostavu bude dostupná v novom okne prehliadača, súčasťou bude tlačidlo pre tlač.b) Stiahnuť zostavu ako PDF – systém uloží zostavu ako súbor PDF, ktorý je možné otvoriť a obsah vytlačiť c) Priama tlač. Funkcia vyžaduje mať nainštalovanú tlačiareň. Následne po potvrdení sa priamo vytlačí na tlačiareň.
  3. Zoznam generátorov – môžete zmeniť voľbu a vybrať generátor pre iný typ
  4. Číslo od – predstavuje prvotnú hodnotu, ktorá bude vytlačená na prvom vytlačenom štítku.
  5. Počet kódov – zapíšte, koľko kódov budete predtláčať.
  6. Tlačová zostava – vyberte z roletového menu správny formát vášho hárku s etiketami.
  7. Pokračovať od štítku – hodnotu inú ako 1 použite vtedy, ak ste váš posledný vytlačený hárok nezaplnili celý a chcete využiť zvyšné štítky. 
  8. Tlačiť – podľa nastavenej predvoľby tlače zobrazí náhľad v prehliadači / uloží PDF / vytlačí na tlačiareň
  9. Zatvoriť a uložiť nastavenia – okno bude zatvorené a aktuálne nastavenia budú uchované do budúcnosti
  10. Zatvoriť bez uloženia nastavenia – okno bude zatvorené a aktuálne nastavenia nebudú uchované.

Tlač čiarových kódov

Funkcia pre tlač je dostupná v zozname exemplárov. Je možné ju použiť na existujúce exempláre, teda až po zaprírastkovaní. Podmienkou je vyhľadanie alebo vyfiltrovanie relevantných exemplárov a ich označenie.

Funkcia je dostupná v tlačidle Vyberte operácie ako Tlačové zostavy pre exempláre. Po jej výbere sa zobrazí okno, v ktorom je potrebné zvoliť typ zostavy Tlač čiarových kódov zo zoznamu s možnosťou uvedenia počtu štítkov, ktoré budú pri tlači preskočené – viac v tipe nižšie. Výhodou tohto typu tlače je hlavne možnosť si upraviť vzhľad, a to konkrétne prvky – údaje, ktoré sa budú na štítok tlačiť spoločne s čiarovým kódom. Ide o tieto voliteľné údaje:

  • Vlastný text – priestor pre zapísanie ľubovoľného textu, napríklad názvu alebo skratky knižnice
  • Prírastkové číslo
  • Tematická skupina
  • Lokácia
  • Názov dokumentu

Pred vygenerovaním / tlačou zostavy si nezabudnite vybrať správny formát vášho etiketovacieho hárku. Pred úplne prvou tlačou odporúčame najprv vytlačiť zostavu na obyčajný papier a pre porovnanie priložiť k prázdnemu hárku s etiketami. Až po odobrení tlačte na hárok s etiketami.

TIP: Vďaka voľbe Pokračovať od štítku môžete používať hárok opakovane. Dokážete tlačiť ľubovoľný počet exemplárov bez odpadu. Ak necháte v riadku hodnotu 1, zostava sa bude tlačiť od prvého štítku vľavo hore. Ak napíšete napríklad číslo 8, zostava preskočí 7 štítkov a váš prvý exemplár sa bude tlačiť na 8. pozícií. 

Revidované vo verzii IG 4.5.0