Exempláre

Výstupy a štatistiky

Systém ponúka viaceré možnosti tlačových výstupov, výkazov a štatistík. Rozdelíme si na niekoľko častí:

  • Výstupy 
    • Prírastkový zoznam
    • Úbytkový zoznam
  • Výkazy
    • Počty knižničných jednotiek
    • Počty úbytkov
  • Tlačové výstupy
    • Prírastkový / úbytkový zoznam vytvorený funkciou zo zoznamu exemplárov
    • Čiarové kódy vytvorené funkciou zo zoznamu exemplárov.
    • Čiarové kódy predtlačené – vytvorené funkciou Predtlač čiarových kódov.

Výstupy a výkazy

Funkcie sú dostupné v hornom menu – pod ikonou ozubeného kolieska – Výstupy a výkazy.

Výstupy

Funkcia je určená pre generovanie prírastkového / úbytkového zoznamu. Popíšeme si postup generovania zoznamov.

  1. Zvoľte typ zoznamu (Prírastkový / úbytkový zoznam)
  2. Zapíšte hodnoty do filtra. Na základe nich bude zoznam vygenerovaný. Zvoliť si môžete buď dátumový interval prírastkovania od – do alebo interval prírastkového čísla od – do.
  3. Môžete upraviť názov výstupného súboru
  4. Stlačte tlačidlo Generovať. Systém následne zaradí váš výstup do poradia generovania. Vzhľadom na to, že generovanie môže trvať dlhší čas (v závislosti od počtu zahrnutých záznamov), bude generovanie prebiehať na pozadí. Po vytvorení zoznamu vám príde správa na email. Do doby, kým sa zoznam vygeneruje, bude zoznam v záložke Čakajúce výstupy / exporty (A). Po vygenerovaní sa zobrazí v záložke Výstupy v spodnej časti (B) a bude zoradený podľa dátumu vytvorenia (najnovší navrchu). Výstup je vo formáte „XLS“. V prípade prekročenia počtu 1000 je výstup generovaný do komprimovaného formátu „ZIP“ a na jeho rozbalenie do formátu XLS je potrebný príslušný softvér. 
Zoznam záznamov Infogate

Výkazy

Funkcia slúži na vytvorenie štatistického výstupu fondu. Po výbere funkcie sa zobrazí okno pre definovanie obdobia vyhodnocovania. Je potrebné vykonať 3 kroky:

  1. Vybrať vykazovacie obdobie – na výber sú možnosti (3 posledné roky a Vlastný výber)
  2. Na základe výberu v bode 1 sa v bode 2 zobrazí možnosť upresniť výber, a to buď voľbou konkrétneho mesiaca / celého roku alebo obdobia od do
  3. Použiť tlačidlo Generovať – systém vytvorí výkaz (ako súbor programu Excel) a uloží ho do spodnej časti okna, kde sú výkazy usporiadané podľa najnovšieho. Súbor sa súčasne stiahne do počítača. 

Nižšie je ukážka časti výkazu vzťahujúcej sa k exemplárom a zloženiu fondu. 

Tlačové výstupy

Predtlač čiarového kódu

Čiarové kódy je možné tlačiť vopred, pred samotným prírastkovaním. Funkcia neumožňuje vytlačiť na štítok s kódom žiadne iné údaje ako hodnotu kódu. Je dostupná cez pracovnú plochu – v ľavom menu – Rozšírené nastavenia inštitúcie – Nastavenie generátorov kódov – Generátory pre skupinu Čiarový kód pre exemplár – Predgenerovanie kódov. Postup použitia funkcie:

  1. zvoľte tlačidlo Predgenerovanie kódov – zobrazí sa okno Tlačové zostavy pre tlač čiarových kódov
  2. vyberte režim zobrazenia / tlače výstupu z možností: a) Zostavu zobraziť v prehliadači – zostavu bude dostupná v novom okne prehliadača, súčasťou bude tlačidlo pre tlač.b) Stiahnuť zostavu ako PDF – systém uloží zostavu ako súbor PDF, ktorý je možné otvoriť a obsah vytlačiť c) Priama tlač. Funkcia vyžaduje mať nainštalovanú tlačiareň. Následne po potvrdení sa priamo vytlačí na tlačiareň.
  3. Zoznam generátorov – môžete zmeniť voľbu a vybrať generátor pre iný typ
  4. Číslo od – predstavuje prvotnú hodnotu, ktorá bude vytlačená na prvom vytlačenom štítku.
  5. Počet kódov – zapíšte, koľko kódov budete predtláčať.
  6. Tlačová zostava – vyberte z roletového menu správny formát vášho hárku s etiketami.
  7. Pokračovať od štítku – hodnotu inú ako 1 použite vtedy, ak ste váš posledný vytlačený hárok nezaplnili celý a chcete využiť zvyšné štítky. 
  8. Tlačiť – podľa nastavenej predvoľby tlače zobrazí náhľad v prehliadači / uloží PDF / vytlačí na tlačiareň
  9. Zatvoriť a uložiť nastavenia – okno bude zatvorené a aktuálne nastavenia budú uchované do budúcnosti
  10. Zatvoriť bez uloženia nastavenia – okno bude zatvorené a aktuálne nastavenia nebudú uchované.

Tlač čiarových kódov

Funkcia pre tlač je dostupná v zozname exemplárov. Je možné ju použiť na existujúce exempláre, teda až po zaprírastkovaní. Podmienkou je vyhľadanie alebo vyfiltrovanie relevantných exemplárov a ich označenie.

Funkcia je dostupná v tlačidle Vyberte operácie ako Tlačové zostavy pre exempláre. Po jej výbere sa zobrazí okno, v ktorom je potrebné zvoliť typ zostavy Tlač čiarových kódov zo zoznamu. Výhodou tohto typu tlače je hlavne možnosť si upraviť vzhľad, a to konkrétne prvky – údaje, ktoré sa budú na štítok tlačiť spoločne s čiarovým kódom. Ide o tieto voliteľné údaje:

  • Vlastný text – priestor pre zapísanie ľubovoľného textu, napríklad názvu alebo skratky knižnice
  • Prírastkové číslo
  • Tematická skupina
  • Lokácia
  • Názov dokumentu

Pred vygenerovaním / tlačou zostavy si nezabudnite vybrať správny formát vášho etiketovacieho hárku. Pred úplne prvou tlačou odporúčame najprv vytlačiť zostavu na obyčajný papier a pre porovnanie priložiť k prázdnemu hárku s etiketami. Až po odobrení tlačte na hárok s etiketami.

Revidované vo verzii IG 3.28.1