Exempláre

Výstupy a štatistiky

UPOZORNENIE: Funkciu pre výstupy a výkazy využijete iba v platenom profile.

Systém vám ponúka rozsiahle možnosti tlačových výstupov, výkazov a štatistík. Pre prehľadnosť si ich rozdelíme do troch hlavných kategórií:

  • Výstupy 
    • Prírastkový zoznam
    • Úbytkový zoznam
  • Výkazy
    • Viaceré štatistiky
  • Tlačové výstupy
    • Prírastkový / úbytkový zoznam vytvorený funkciou zo zoznamu exemplárov
    • Čiarové kódy vytvorené funkciou zo zoznamu exemplárov.
    • Čiarové kódy predtlačené – vytvorené funkciou Predtlač čiarových kódov.

Výstupy a výkazy

Tieto funkcie otvoríte buď v hornom menu – cez ikonu ozubeného kolieska – Výstupy a výkazoch.  , alebo z pracovnej plochy tlačidlom Výstupy.

Výstupy

Pomocou tejto funkcie ľahko vygenerujete prírastkový alebo úbytkový zoznam. Stačí dodržať nasledujúci postup:

  1. Vyberte typ zoznamu – zvoľte si, či chcete prírastkový alebo úbytkový zoznam.
  2. Nastavte filter: Do filtra zapíšte požadované hodnoty, podľa ktorých systém zoznam vygeneruje. Zadať môžete dátumový interval (od – do) alebo rozpätie prírastkových čísel.
  3. Zvoľte lokáciu: Výber obmedzíte na jednu alebo viacero konkrétnych lokácií. Tento krok pomáha napríklad v školskej knižnici, kde učebnice evidujú v lokácii Sklad (SK) a bežný fond v lokácii Knižnica (KN). Ak chcete vo výstupe zobraziť výhradne knižničné dokumenty, vo filtri označíte iba lokáciu KN. Zadanie lokácie nie je povinné.
  4. Pomenujte súbor: Názov výstupného súboru môžete ľubovoľne upraviť.
  5. Spusťte generovanie: Kliknite na tlačidlo Generovať.

Čo sa deje po spustení generovania?

Systém vám najprv zobrazí okno s informáciou o celkovom počte zaradených bibliografických záznamov a požiada vás o potvrdenie. Ak zvolíte Vytvoriť výstup, otvorí sa nové okno s tlačidlom pre otvorenie alebo stiahnutie súboru. Následne systém stiahne finálny výstup vo formáte XLS priamo do vášho počítača. Zároveň tento súbor uloží do adresára vygenerovaných súborov, kde ho prehľadne zaradí podľa dátumu od najnovšieho po najstarší.

Filtre výstupov
Stiahnutie vygenerovaného zoznamu

Stiahnutý súbor s prírastkovým alebo úbytkovým zoznamom prehľadne rozdeľuje dáta do dvoch záložiek:

  • záložka Prírastkový/Úbytkový zoznam:Obsahuje kompletný zoznam exemplárov zoradený podľa prírastkového alebo úbytkového čísla. Vďaka tomu v nej nájdete všetky údaje potrebné na jednoznačnú identifikáciu jednotlivých titulov.
  • záložka Štatistiky: Zobrazuje celkové aj čiastkové sumáre.

    • V prírastkovom zozname nájdete celkovú hodnotu prírastkov aj čiastkové štatistiky podľa jazykov, tematických skupín, lokácií a spôsobu nadobudnutia.

    • V úbytkovom zozname si pretriete celkovú cenu vyradených dokumentov spolu so štatistikou podľa lokácie a dôvodu vyradenia.

Ukážka prírastkového zoznamu

Ukážka prírastkového zoznamu

Ukážka úbytkového zoznamu

Ukážka úbytkového zoznamu

Ukážka štatistiky pre prírastkový zoznam

Štatistika prírastkového zoznamu

Štatistika úbytkového zoznamu

Štatistika úbytkového zoznamu

Výkazy

Pomocou tejto funkcie rýchlo vytvoríte štatistické výstupy o knižničnom fonde, používateľoch a výpožičkách. Akonáhle funkciu otvoríte, systém zobrazí okno pre definovanie podmienok a voľbu typu výkazu.

Postup pri generovaní výkazu:

  1. Vyberte typ výstupu: Z ponuky si zvoľte oblasť pre výstup (Fond, čitatelia a výpožičky, financie, …)
  2. Zvoľte konkrétnu štatistiku, ktorá vás zaujíma
  3. Určite vykazovacie obdobie – na výber máte možnosti (7 posledných rokov alebo Vlastný výber)
  4. Upresnite rozsah dátumov: Ak v treťom kroku ponecháte Vlastný výber alebo aktuálny rok, môžete rozsah ďalej obmedziť na dnešný deň alebo zadať presný interval dátumov (od – do).
  5. Spusťte generovanie: Kliknite na tlačidlo Generovať. Systém vytvorí výkaz vo formáte Excel, automaticky ho stiahne do vášho počítača a zaradí ho do spodnej časti okna medzi uložené výkazy (zoradené od najnovšieho).
Definovanie parametrov pre štatistiky

Tlačové výstupy

Predtlač čiarového kódu

Čiarové kódy si môžete vytlačiť aj vopred, ešte pred samotným prírastkovaním kníh. Funkcia slúži výhradne na tlače samotných kódov, preto na štítok neumiestňuje žiadne ďalšie údaje o dokumente.

Kde funkciu nájdete?

Na pracovnej ploche prejdite v ľavom menu cez nasledovnú cestu:
Rozšírené nastavenia inštitúcie ➔ Nastavenie generátorov kódov ➔ Generátory pre skupinu Čiarový kód pre exemplár ➔ Predgenerovanie kódov

Postup pri predtlači kódov

Upozornenie: Pred prvou tlačou skúste vytlačiť testovací hárok na obyčajný papier, ktorý následne priložte k hárku so štítkami. Skontrolujte tak nastavenia. V prípade, že tlač nevychádza zo štítkov, opakujte tlač s vloženými hárkami s lepiacimi etiketami.

  1. Otvorte predtlač: Kliknite na tlačidlo Predgenerovanie kódov. Systém otvorí okno Tlačové zostavy pre tlač čiarových kódov.
  2. Zvoľte režim tlače: Vyberte si jednu z troch možností:
    1. Zostavu zobraziť v prehliadači: Systém otvorí náhľad v novom okne prehliadača spolu s tlačidlom pre tlač.
    2. Stiahnuť zostavu ako PDF: Vygenerovaný PDF súbor uložíte do počítača a vytlačíte kedykoľvek neskôr. (pri tlači z aplikácie na čítanie PDF súborov si dajte pozor na korekciu okrajov)
    3. Priama tlač: Vytlačí kódy priamo na pripojenú tlačiareň (vyžaduje mať správne nainštalovanú tlačiareň).
  3. Skontrolujte generátor: V poli Zoznam generátorov môžete zmeniť výber a zvoliť generátor pre iný typ kódu.
  4. Zadajte začiatočné číslo: V poli Číslo od nastavte prvotnú hodnotu, ktorú vytlačíte na prvom štítku.
  5. Určite množstvo: Do poľa Počet kódov zapíšte presný počet predtláčaných kódov.
  6. Vyberte rozloženie: V roletovom menu Tlačová zostava zvoľte formát, ktorý zodpovedá vášmu hárku s etiketami. (Zvyčajne 52 štítkov na A4)
  7. Ušetrite čiastočne použité hárky: Pole Pokračovať od štítku zmeňte z hodnoty 1 iba vtedy, ak chcete využiť zvyšné voľné etikety na nepoužitom hárku. (Napríklad zapíšte 51, aby systém tlačil od 51. pozície)
  8. Vytlačte kódy: Kliknite na Tlačiť. Systém podľa vybraného režimu zobrazí náhľad, stiahne PDF alebo odošle úlohu priamo na tlačiareň.
  9. Ukončite prácu: Tlačidlami (Zatvoriť bez uloženia nastavenia okno zavriete bez uchovania zmien) a (Zatvoriť a uložiť nastavenia) okno zatvoríte a udržíte aktuálne parametre aj pre budúce použitie.

Tlač čiarových kódov pre existujúce exempláre

Túto funkciu nájdete priamo v zozname exemplárov a využijete ju pri už existujúcich knihách (teda až po ich zaprírastkovaní). Pred samotnou tlačou stačí príslušné exempláre vyhľadať alebo vyfiltrovať a následne ich označiť.

Ako si prispôsobiť obsah štítkov?

Kliknite na tlačidlo Vyberte operácie a zvoľte možnosť Tlačové zostavy pre exempláre. V novom okne následne vyberte typ zostavy Tlač čiarových kódov zo zoznamu.

Veľkou výhodou tohto postupu je, že si môžete plne prispôsobiť finálny vzhľad etikety. Okrem samotného čiarového kódu si totiž na štítok môžete pridať aj ďalšie užitočné údaje:

  • Vlastný text – priestor pre ľubovoľnú poznámku, napríklad názov alebo skratku vašej knižnice,
  • Prírastkové číslo,
  • Tematickú skupinu,
  • Lokáciu,
  • Názov dokumentu,
  • Signatúru,
  • Poznámku. 

Odporúčanie pred prvou tlačou:

Pred spustením tlače si vždy dôkladne skontrolujte, či ste vybrali správny formát vášho etiketovacieho hárku. Pokiaľ tlačíte kódy úplne prvýkrát, odporúčame urobiť skúšobnú tlač na obyčajný papier. Ten potom priložte k prázdnemu hárku s etiketami a overte si presnosť rozloženia. Až keď všetko perfektne sedí, vytlačte zostavu na ostré etikety.

 TIP: Vďaka voľbe Pokračovať od štítku môžete používať hárok opakovane bez zbytočného odpadu. Ak necháte v riadku hodnotu 1, zostava sa bude tlačiť od prvého štítku vľavo hore. Ak napíšete napríklad číslo 8, zostava preskočí 7 štítkov a váš prvý kód vytlačí prene na 8. pozíciu.

Revidované vo verzii IG 4.5.0