Rezervácia a objednanie dokumentov

V tomto popise si predstavíme funkcie pre rezervovanie (požičaného) dokumentu a objednanie (odloženie) voľného dokumentu. Odporúčame pred použitím nastaviť parametre oboch funkcií. 

Prístup k funkcii

Rezervovanie požičaných kníh

Funkcia je dostupná z dvoch miest

1. Zo zoznamu vyhľadaných titulov – ikonka R v krúžku
2. V detaile daného záznamu – pod obálkou – tlačidlo Rezervovať / Objednať

V prípade, ak rezervovanie povolíte vašim čitateľom, budú mať rovnaký prístup k funkcii aj oni, a to po prihlásení sa do svojho výpožičného konta.

Keďže ide o združené tlačidlo / ikonu, systém sám vyhodnotí, či sa bude objednávať alebo rezervovať. Ak má dokument všetky dostupné exempláre vypožičané, uskutoční sa rezervácia. V opačnom prípade bude možné dokument objednať (odložiť). V prípade rezervácie vyskočí okno pre vyhľadanie čitateľa, pre ktorého bude dokument rezervovaný a zadanie dátumu exspirácie rezervácie (do kedy má preňho rezervácia význam). Čitateľa je možné vyhľadať podľa priezviska, čísla preukazu alebo čiarového kódu. V prípade viacerých výsledkov podľa priezviska, je potrebné označiť správneho čitateľa. Súčasťou okna je aj infomrácia, kedy by sa mal dokument do knižnice vrátiť. Údaj má informatívny charakter, skutočné vrátenie môže prebehnúť skôr / neskôr. Po výbere čitateľa je potrebné okno potvrdiť tlačidlom Potvrdiť rezerváciu.

Systém následne zaeviduje rezerváciu a prepne okno do výpožičnej karty čitateľa, ktorému bola urobená rezervácia – do záložky Rezervácie / Objednávky.

Tip: Rezerváciu je možné spoplatniť všetkým / konkrétnym čitateľským kategóriám. Výška poplatku sa dá stanoviť v Rozšírených nastaveniach inštitúcie – Nastaveniach parametrov – sekcii Rezervácie – Poplatok za požičanie rezervovaného titulu

Popis funkcií dostupných cez tlačidlo Akcie (v riadku Rezervácie).

• Detail – zobrazí vyskakovacie okno s detailami o objednávke (poradie a dátum predpokladaného vrátenia),
• Odložiť titul – v prípade rezervácie sa nepoužíva
• Zrušiť – odstráni rezerváciu z konta čitateľa.

Vrátenie rezervovaného dokumentu a prípravy na vyzdvihnutie

Dokument, ktorý je rezervovaný iným čitateľom, obsahuje v záložke Výpožičky – v prvom označovacom stĺpci – ikonku R v krúžku. Rezervovaný dokument nie je možné predĺžiť tlačidlom Prolongovať. Je možné mu iba mimoriadne upraviť výpožičnú dobu tlačidlom Zmena výpožičnej doby.

Po vrátení rezervovaného dokumentu systém obsluhu varuje informačným oknom, že na dokument je rezervácia iným čitateľom, aby knihy neodkladala do regálu. Vyžadovaná je akcia Odložiť titul.

Odložený titul

Po potvrdení tlačidla Odložiť titul sa záznam objaví vo výpožičnej karte čitateľa, ktorý si titul rezervoval, a to v záložke Rezervácie / Objednávky. Na akciu „Odložiť titul“ je možné naviazať automatické odoslanie emailu pre čitateľa s informáciou, že má titul pripravený na požičanie. Email je potrebné aktivovať v nastaveniach notifikácii (názov: Čitateľovi: Rezervácia pripravená na vyzdvihnutie). Súčasne odporúčame do knihy vpísať žiadanku s údajmi (meno čitateľa a dátum vzniku požiadavky alebo jej konca). 

Požičanie odloženého titulu

Požičať odložený titul je možné viacerými spôsobmi:

• z pracovnej plochy – načítať čiarový kód / vpísať prírastkové číslo knihy. Následne vybrať z okna s možnosťami (výber titulu / čitateľa) záznam o čitateľovi, ktorému budeme požičiavať. Akcia nás prehodiť do jeho výpožičnej karty, kde stlačením tlačidla Enter dokončíme proces požičania
• z výpožičnej karty daného čitateľa – načítaním čiarového kódu / vpísaním prírastkového čísla knihy
• z výpožičnej karty daného čitateľa – zo záložky Rezervácie / Objednávky – funkciou Požičať v tlačidle Akcia

Objednanie (odloženie) voľných kníh

Funkcia je, rovnako ako rezervovanie, dostupná z dvoch miest:

• Zo zoznamu vyhľadaných titulov – ikonka R v krúžku
• V detaile daného záznamu – pod obálkou – tlačidlo Rezervovať / Objednať

V prípade, ak objednanie povolíte vašim čitateľom, budú mať rovnaký prístup k funkcii aj oni, a to po prihlásení sa do svojho výpožičného konta.

Postup objednania dokumentu

Proces je prakticky rovnaký ako rezervovanie dokumentu. Najprv je potrebné nájsť dokument na odloženie, ktorý musí mať aspoň jeden voľný exemplár. Po stlačení ikonky R alebo tlačidla Rezervovať / Objednať sa zobrazí okno pre vyhľadanie čitateľa, ktorému budeme objednávať dokument. Následne stačí kliknúť na tlačidlo Potvrdiť objednávku. Objednávka sa uloží do výpožičnej karty čitateľa – záložky Rezervácie / Objednávky. Obsluha by mala objednávku spracovať.

Tip: Objednávku môžete vašim čitateľom spoplatniť, a to v Rozšírených nastaveniach inštitúcie – Nastaveniach parametrov – sekcii Objednávky – časti Poplatok za realizáciu objednávky, a to buď všetkým kategóriám alebo iba vybraným.

Odloženie (príprava) objednávky pre čitateľa

O tom, že čitateľ urobil objednávku cez online katalóg sa obsluha môže dozvedieť dvoma spôsobmi:

• bude pravidelne kontrolovať zoznam objednávok, či nepribudla nová
• formou notifikačného emailu, ktorý si môže aktivovať a príde vždy, keď si niektorý čitateľ urobí objednávku.

Bez ohľadu na to, či objednávku urobil čitateľ cez online katalóg alebo obsluha, je potrebné ju pripraviť na prevzatie. Tým sa myslí:

1. stiahnutie z regálu,
2. vypísanie žiadanky a jej uloženie do knihy
3. načítanie knihy do systému ako odloženej. Na túto akciu systém viaže možnosť automatického odoslania emailového avíza pre čitateľa, že si dokument môže vyzdvihnúť, a to vrátane nastavenej doby exspirácie objednávky.

Odloženie znamená, že konkrétny exemplár, ktorý ste stiahli z regálu, zamknete pre objednávateľa. Ak máte aktivovanú emailovú notifikáciu, bude upozornený, aby si prišiel do knižnice po dokument. Keď sa dostaví, titul mu požičiate. Odloženie sa robí na dvoch miestach:

1. v zozname výpožičiek – Rezervácie / Objednávky – funkciou Odložiť titul v tlačidle Akcia (príslušného riadku danej objednávky)
2. vo výpožičnej karte objednávateľa – záložke Rezervácie / Objednávky – funkciou Odložiť titul v tlačidle Akcia.

Po zvolení akcie Odložiť titul sa zobrazí vyskakovacie okno, kde je potrebné zvoliť konkrétny exemplár, ktorý ste stiahli z regálu a chystáte sa pre čitateľa odložiť. V okne je potrebné rozbaliť roletový výber, vybrať prírastkové číslo a okno potvrdiť. Tým sa zavŕši proces objednania a odloženia. Vo výpožičnej karte sa zmení stav objednávky z pôvodného žiadosť zaevidovaná na stav odložená na požičanie. Ak ste aktivovali notifikačný email s názvom „Čitateľovi: Objednávka pripravená na vyzdvihnutie“, bude čitateľ automaticky informovaný, že môže prísť po dokument. V opačnom prípade odporúčame čitateľovi zavolať / poslať sms alebo mu informáciu oznámiť iným spôsobom. Čitateľ po prihlásení sa do svojho konta vidí aktuálny stav svojich objednávok.

Požičanie odloženého dokumentu

Požičať odložený titul je možné viacerými spôsobmi:

• z pracovnej plochy – načítať čiarový kód / vpísať prírastkové číslo knihy. Následne vybrať z okna s možnosťami (výber titulu / čitateľa) záznam o čitateľovi, ktorému budeme požičiavať. Akcia nás prehodí do jeho výpožičnej karty, kde stlačením tlačidla Enter dokončíme proces požičania
• vo výpožičnej karte daného čitateľa – načítaním čiarového kódu / vpísaním prírastkového čísla knihy
• vo výpožičnej karte daného čitateľa – zo záložky Rezervácie / Objednávky – funkciou Požičať v tlačidle Akcia

Zrušenie objednávky

Objednávku môže zrušiť aj čitateľa aj obsluha. Ruší sa vo výpožičnom konte čitateľa – záložke Rezervácie / Objednávky – v príslušnom riadku funkciou Zrušiť v tlačidle Akcia. Následne je potrebné vpísať dôvod zrušenia do vyskakovacieho okna. Vpísaný dôvod môže prísť v notifikačnom emaile pre čitateľa, pokiaľ ho knižnica aktivovala. Zrušiť objednávku je možné napríklad z dôvodu, že sa nepodarilo nájsť danú knihu v regáli. 

Revidované vo verzii IG 4.1.01